สวัสดีค่ะทุกคน! วันนี้มาคุยกันเรื่องที่หลายคนถามถึงและเป็นหัวข้อร้อนแรงสุดๆ ในโลกธุรกิจยุคปัจจุบันเลย นั่นคือ “การจัดการตารางงานให้เวิร์ค” ไม่ว่าคุณจะเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องดูแลทุกอย่างเอง หรือเป็นผู้บริหารในองค์กรใหญ่ที่ต้องปั้นทีมให้ไปได้สวย การจัดสรรเวลาและการวางแผนงานคือหัวใจสำคัญที่จะช่วยให้งานเดินหน้าและไม่สะดุด หลายคนคงเคยเจอสถานการณ์ที่งานกองเต็มโต๊ะ แถมเวลาก็เหมือนจะไม่พอใช้ในแต่ละวันใช่ไหมคะ?
ยิ่งในยุคที่ทุกอย่างหมุนเร็วปรี๊ดแบบนี้ การมีที่ปรึกษาดีๆ มาช่วยปูทางและใช้เครื่องมือใหม่ๆ เข้ามาเสริมทัพ ก็เป็นเหมือนทางลัดสู่ความสำเร็จเลยล่ะค่ะฉันเองก็เคยเจอปัญหาเรื่องการจัดการเวลาจนเกือบจะถอดใจ แต่พอได้ลองปรับเปลี่ยนวิธีการและได้เรียนรู้เทคนิคบางอย่างจากผู้เชี่ยวชาญ ทำให้ชีวิตการทำงานง่ายขึ้นเยอะเลยค่ะ ตอนนี้เทรนด์การทำงานแบบไฮบริดก็มาแรงแซงโค้ง ทำให้การวางแผนงานต้องยืดหยุ่นและปรับตัวตามสถานการณ์อยู่เสมอ ถ้าคุณเองก็กำลังมองหาวิธีที่จะทำให้การทำงานเป็นระบบ มีประสิทธิภาพมากขึ้น และอยากรู้ว่าที่ปรึกษาด้านการจัดการธุรกิจจะเข้ามาช่วยอะไรคุณได้บ้าง บอกเลยว่าห้ามพลาด!
อยากรู้ใช่ไหมคะว่าจะมีกลยุทธ์อะไรบ้างที่จะช่วยให้ตารางงานของคุณเป็นระเบียบและเพิ่ม Productivity ได้อย่างก้าวกระโดด ไปอ่านรายละเอียดกันเลยค่ะ
กลยุทธ์ลับจับเวลาอยู่หมัด: จัดการยังไงให้งานเสร็จทันใจ!
บอกตรงๆ เลยนะคะว่าเรื่องการบริหารจัดการเวลานี่เป็นอะไรที่ฉันเองก็เคยประสบปัญหามาเยอะมาก จนบางทีรู้สึกท้อแท้ไปเลยก็มีค่ะ งานกองเป็นพะเนิน ทั้งงานที่ต้องทำเอง งานที่ต้องตามจากทีม แถมยังต้องแบ่งเวลาไปคิดกลยุทธ์ใหม่ๆ อีก มันช่างท้าทายเสียจริง!
แต่พอได้ลองศึกษาและปรับใช้เทคนิคต่างๆ ที่ผู้เชี่ยวชาญแนะนำมา ชีวิตก็เปลี่ยนไปเยอะเลยค่ะ สิ่งแรกที่ฉันทำคือการเข้าใจว่าเวลาของตัวเองถูกใช้ไปกับอะไรบ้าง ซึ่งหลายคนอาจจะคิดว่าทำไมต้องมานั่งจับผิดตัวเองขนาดนั้น แต่เชื่อเถอะค่ะว่าการเริ่มต้นจากจุดนี้สำคัญมาก เหมือนกับการที่เราจะลดน้ำหนัก เราก็ต้องรู้ก่อนว่าเรากินอะไรเข้าไปบ้างนั่นแหละค่ะ พอเรารู้แล้วว่าอะไรคือ ‘ตัวกินเวลา’ ตัวจริง เสียงจริง เราก็จะจัดการมันได้ถูกจุดมากขึ้นค่ะ การมองเห็นภาพรวมของการใช้เวลาในแต่ละวันทำให้เราสามารถวางแผนและปรับปรุงได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ไม่ใช่แค่การจัดตารางแบบมั่วๆ ไปวันๆ อีกต่อไป มันคือการสร้างนิสัยใหม่ที่ทำให้งานของเราเดินหน้าไปได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพสูงสุดเท่าที่จะทำได้เลยล่ะค่ะ
วิเคราะห์เวลาที่ใช้ไป: จุดเริ่มต้นของการเปลี่ยนแปลง
เคยสงสัยไหมคะว่าทำไมบางวันเราถึงรู้สึกว่างานเยอะมาก แต่พอถึงเย็นกลับไม่ค่อยได้งานเท่าที่ควร? ฉันเองก็เคยเป็นค่ะ! สิ่งที่ช่วยให้ฉันออกจากวงจรอุบาทว์นี้ได้คือการลองจดบันทึกกิจกรรมในแต่ละวันอย่างละเอียดสักหนึ่งสัปดาห์ ไม่ต้องซีเรียสมากนะคะ แค่ใช้แอปง่ายๆ หรือแม้กระทั่งสมุดโน้ตก็ได้ค่ะ จดไปเลยว่าเราใช้เวลาไปกับอะไรบ้าง ตั้งแต่เช้าจรดเย็น ทั้งการประชุม การตอบอีเมล การทำงานจริง การพักเบรก หรือแม้แต่เวลาที่เสียไปกับการไถฟีดโซเชียลมีเดียแบบไม่รู้ตัว พอผ่านไปหนึ่งสัปดาห์แล้วลองกลับมานั่งดู คุณจะเห็นเลยว่ามี ‘ช่องโหว่’ หรือ ‘กิจกรรมที่กินเวลา’ มากเกินไปอยู่ตรงไหนบ้าง บางทีเราอาจจะตกใจด้วยซ้ำว่าเวลาที่เราคิดว่าใช้ไปกับการทำงานจริงๆ นั้น กลับน้อยกว่าที่คิดไว้เยอะเลยล่ะค่ะ การเห็นข้อมูลเหล่านี้ด้วยตาตัวเองมันเหมือนเป็นการเปิดหูเปิดตา ทำให้เราเข้าใจตัวเองมากขึ้น และเป็นก้าวแรกที่สำคัญมากในการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมการจัดการเวลาให้ดีขึ้นอย่างยั่งยืนค่ะ ลองทำดูนะคะ แล้วคุณจะเห็นผลลัพธ์ที่น่าประหลาดใจ!
เทคนิค ‘บล็อกเวลา’ ที่ชีวิตไม่เคยง่ายขนาดนี้มาก่อน
หลังจากที่รู้แล้วว่าเวลาหายไปไหน ฉันก็เริ่มใช้เทคนิคที่เรียกว่า ‘Time Blocking’ หรือ ‘การบล็อกเวลา’ ค่ะ หลักการง่ายๆ ก็คือการแบ่งเวลาในแต่ละวันออกเป็นช่วงๆ แล้วกำหนดว่าแต่ละช่วงจะทำอะไรบ้าง สมมติว่าช่วง 9 โมงถึง 11 โมง ฉันจะโฟกัสกับงานที่ต้องใช้สมาธิสูง เช่น การเขียนบทความ หรือการวิเคราะห์ข้อมูล โดยจะปิดแจ้งเตือนทุกอย่าง ปิดแท็บที่ไม่จำเป็นทั้งหมดเพื่อให้ตัวเองจดจ่ออยู่กับงานตรงหน้าอย่างเต็มที่ การทำแบบนี้มันช่วยให้ฉันทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างไม่น่าเชื่อ เพราะสมองจะรู้ว่าช่วงเวลานี้คือ ‘เวลาทำงานจริง’ ไม่ใช่เวลาสำหรับเรื่องอื่นๆ นอกจากนี้ การบล็อกเวลาสำหรับกิจกรรมอื่นๆ อย่างการตอบอีเมล การประชุม หรือแม้กระทั่งการพักผ่อน ก็เป็นสิ่งสำคัญที่ไม่ควรมองข้ามนะคะ หลายคนคิดว่าการทำงานคือการทำไปเรื่อยๆ แต่จริงๆ แล้วการมีช่วงเวลาพักที่ชัดเจนก็ช่วยเพิ่มพลังให้สมองและร่างกายได้ดีเยี่ยมเลยค่ะ ลองเอาตารางงานของคุณมาแบ่งเป็นบล็อกๆ ดูสิคะ แล้วคุณจะรู้สึกได้เลยว่าควบคุมเวลาได้ดีขึ้น งานเดินหน้าได้เร็วขึ้น แถมยังเหลือเวลาไปทำสิ่งที่เราชอบได้มากขึ้นอีกด้วย!
มันเป็นเทคนิคที่ฉันใช้มาตลอดและได้ผลดีเยี่ยมจริงๆ ค่ะ
ที่ปรึกษาธุรกิจ: เพื่อนร่วมทางสู่ความสำเร็จที่ไม่ควรมองข้าม
ในยุคที่ธุรกิจมีการแข่งขันสูงและเปลี่ยนแปลงรวดเร็วแบบนี้ การที่เราจะเดินหน้าไปคนเดียวโดยไม่มีใครช่วยคิดหรือให้คำแนะนำบางครั้งมันก็ยากเกินไปจริงๆ นะคะ ยิ่งถ้าเราเป็นเจ้าของกิจการขนาดเล็กที่ต้องดูแลทุกอย่างตั้งแต่สากกะเบือยันเรือรบ ยิ่งเหนื่อยเข้าไปใหญ่เลยค่ะ ฉันเคยคิดว่าเรื่องเล็กๆ น้อยๆ เราจัดการเองได้หมดแหละ ไม่ต้องเปลืองเงินจ้างใครหรอก แต่พอเอาเข้าจริง งานเยอะจนหัวหมุน ประสิทธิภาพลดลง แถมยังไม่มีเวลาไปพัฒนาธุรกิจในส่วนที่สำคัญกว่าเลยค่ะ พอได้ลองเปิดใจคุยกับที่ปรึกษาธุรกิจมืออาชีพเท่านั้นแหละค่ะ เหมือนมีคนมาช่วยจัดระเบียบความคิด ให้มุมมองใหม่ๆ ที่เราไม่เคยเห็นมาก่อนเลยค่ะ เขาไม่ได้แค่มาบอกว่าต้องทำอะไร แต่ยังช่วยวิเคราะห์ปัญหา วางแผนกลยุทธ์ และแนะนำเครื่องมือที่เหมาะสมกับธุรกิจของเราจริงๆ ซึ่งมันคุ้มค่ากับเงินที่จ่ายไปมากเลยค่ะ เพราะผลลัพธ์ที่ได้คือธุรกิจเติบโตเร็วขึ้น ปัญหาน้อยลง และที่สำคัญคือฉันมีเวลาโฟกัสกับสิ่งที่สำคัญได้มากขึ้นกว่าเดิมเยอะเลยค่ะ
เมื่อไหร่ที่ควรพิจารณาปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ
หลายคนอาจจะสงสัยว่าเมื่อไหร่ที่เราควรมองหาที่ปรึกษาธุรกิจดีๆ สักคนใช่ไหมคะ จากประสบการณ์ของฉันเอง ถ้าคุณเริ่มรู้สึกว่างานมันกองจนไม่รู้จะเริ่มจากตรงไหน ธุรกิจไม่เติบโตตามเป้า หรือมีปัญหาวนเวียนซ้ำซากที่หาทางออกไม่ได้ นี่แหละค่ะคือสัญญาณว่าคุณอาจจะต้องมีผู้ช่วยแล้วล่ะค่ะ หรือบางทีคุณอาจจะอยากขยายธุรกิจ แต่ไม่รู้จะเริ่มยังไงดี หรือต้องการลดต้นทุนแต่ไม่รู้จะทำตรงไหน ที่ปรึกษาธุรกิจสามารถเข้ามาช่วยชี้ทางได้ค่ะ เขามีความรู้และประสบการณ์จากหลากหลายธุรกิจ ทำให้เขามองเห็นภาพรวมและจุดอ่อนที่เราอาจมองข้ามไปได้ง่ายๆ ค่ะ ไม่ต้องรอให้เกิดปัญหาใหญ่โตถึงค่อยหาทางออกนะคะ การป้องกันและวางแผนล่วงหน้าย่อมดีกว่าเสมอค่ะ เหมือนกับการที่เรามีหมอประจำตัวคอยดูแลสุขภาพธุรกิจของเรานั่นแหละค่ะ
ที่ปรึกษาช่วยอะไรได้บ้าง: ไม่ใช่แค่เรื่องเงินๆ ทองๆ
ที่ปรึกษาธุรกิจไม่ได้ช่วยแค่เรื่องการเงินหรือการตลาดอย่างเดียวนะคะ เขาสามารถช่วยได้ครอบคลุมหลายด้านมากค่ะ ตั้งแต่การจัดระบบการทำงาน การบริหารจัดการทีมให้มีประสิทธิภาพ การนำเทคโนโลยีใหม่ๆ มาปรับใช้ในองค์กร การสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ดี ไปจนถึงการวางแผนกลยุทธ์ระยะยาวให้ธุรกิจของคุณเติบโตได้อย่างยั่งยืน ที่ปรึกษาจะเข้ามาช่วยวิเคราะห์จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรคของธุรกิจคุณอย่างเป็นกลาง ทำให้เราได้เห็นภาพที่ชัดเจนขึ้นและตัดสินใจได้แม่นยำขึ้นค่ะ บางทีความคิดเห็นจากคนนอกที่มีประสบการณ์เยอะๆ ก็ช่วยให้เราหลุดพ้นจากกรอบความคิดเดิมๆ ที่เรายึดติดมานานได้นะคะ สำหรับฉันแล้ว ที่ปรึกษาธุรกิจไม่ใช่แค่ผู้ให้คำแนะนำ แต่เป็นเหมือนโค้ชส่วนตัวที่ช่วยผลักดันให้ธุรกิจของเราก้าวไปข้างหน้าอย่างมั่นคงและถูกทิศทางค่ะ
เครื่องมือสุดเจ๋งที่เปลี่ยนชีวิตการทำงานของคุณ
ยุคนี้ถ้ายังทำงานแบบเดิมๆ โดยไม่พึ่งพาเทคโนโลยีเลย บอกเลยว่าคุณกำลังเสียโอกาสไปเยอะมาก! ฉันเองก็เคยเป็นคนที่ไม่ค่อยอินกับการใช้แอปหรือโปรแกรมช่วยทำงานเท่าไหร่ คิดว่าทำเองนี่แหละชัวร์สุด แต่พอได้ลองเปิดใจใช้เครื่องมือใหม่ๆ เท่านั้นแหละค่ะ โห…ชีวิตเปลี่ยนไปเยอะเลยค่ะ จากที่เคยใช้เวลาไปกับการจัดระเบียบเอกสารหรือตามงานเพื่อนร่วมทีมจนหัวหมุน กลายเป็นว่าทุกอย่างอยู่ในระบบ จัดการง่าย และตรวจสอบได้แบบเรียลไทม์เลยค่ะ ไม่ว่าคุณจะเป็นฟรีแลนซ์ เจ้าของธุรกิจเล็กๆ หรือทำงานในองค์กรใหญ่ๆ การเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสมจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้แบบก้าวกระโดดจริงๆ นะคะ ที่สำคัญคือมันช่วยลดความเครียดจากการทำงานได้ด้วยค่ะ เพราะทุกอย่างเป็นระบบและเห็นภาพรวมได้ง่ายขึ้นเยอะเลย
แอปพลิเคชันช่วยจัดตารางงาน: ผู้ช่วยส่วนตัวในมือถือ
เคยไหมคะที่ต้องจดงานสำคัญลงในกระดาษโน้ต แล้วสุดท้ายกระดาษก็หายไปกับสายลม? หรือลืมประชุมเพราะไม่ได้บันทึกไว้ในปฏิทิน? ปัญหาเหล่านี้จะหมดไปเลยค่ะ ถ้าคุณมีแอปพลิเคชันช่วยจัดตารางงานดีๆ สักตัวในมือถือหรือคอมพิวเตอร์ อย่างเช่น Google Calendar, Trello, Asana หรือแม้แต่ Todoist ฉันเองใช้ Google Calendar เป็นหลักในการบล็อกเวลาส่วนตัวและประชุม ส่วน Trello หรือ Asana จะใช้สำหรับบริหารโปรเจกต์กับทีมค่ะ แอปพวกนี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้เราเห็นภาพรวมของงานทั้งหมด แต่ยังสามารถตั้งเตือน แจ้งเตือนเพื่อนร่วมทีม และแนบไฟล์ต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานได้อีกด้วย ทำให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นและลดโอกาสการลืมงานสำคัญไปได้เยอะมาก ลองเลือกแอปที่เหมาะกับสไตล์การทำงานของคุณดูนะคะ แล้วคุณจะรู้สึกว่ามีผู้ช่วยส่วนตัวคอยจัดการทุกอย่างให้ตลอดเวลาเลยค่ะ
ระบบบริหารจัดการโครงการ: งานใหญ่ก็เอาอยู่
ถ้าคุณทำงานที่ต้องดูแลหลายโปรเจกต์ หรือมีทีมงานหลายคน การใช้แค่แอปจัดตารางงานส่วนตัวอาจจะไม่พอแล้วค่ะ! คุณจำเป็นต้องมีระบบบริหารจัดการโครงการ (Project Management System) เข้ามาช่วยค่ะ ซึ่งมีให้เลือกหลากหลายเลย เช่น Jira, Monday.com หรือ Basecamp ระบบเหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถสร้างโปรเจกต์ กำหนดผู้รับผิดชอบ ตั้งเดดไลน์ ติดตามความคืบหน้าของแต่ละงานได้อย่างละเอียด ที่สำคัญคือทุกคนในทีมสามารถเข้ามาดูข้อมูลและอัปเดตสถานะงานของตัวเองได้แบบเรียลไทม์ ทำให้การสื่อสารภายในทีมเป็นไปอย่างโปร่งใสและมีประสิทธิภาพสูงสุดเลยค่ะ จากประสบการณ์ของฉัน การลงทุนกับระบบเหล่านี้มันช่วยลดความผิดพลาด ลดเวลาในการตามงาน และทำให้โปรเจกต์ต่างๆ สำเร็จลุล่วงไปได้ตามเป้าหมายที่วางไว้ได้ดียิ่งขึ้นมากๆ เลยค่ะ
| เครื่องมือ/วิธีการ | ประโยชน์หลัก | เหมาะสำหรับ |
|---|---|---|
| เทคนิค Time Blocking | เพิ่มสมาธิ จัดการเวลาอย่างเป็นระบบ ลดการสลับงานบ่อยๆ | บุคคลทั่วไป, ฟรีแลนซ์, เจ้าของธุรกิจที่ต้องการจัดการเวลาส่วนตัว |
| Google Calendar/Outlook Calendar | บันทึกนัดหมาย, ตั้งเตือน, แชร์ปฏิทินกับผู้อื่น, ดูภาพรวมตารางงาน | บุคคลทั่วไป, ทีมขนาดเล็ก, ใช้ในองค์กรเพื่อการนัดหมาย |
| Trello/Asana/Monday.com | บริหารจัดการโปรเจกต์, ติดตามความคืบหน้า, มอบหมายงาน, สื่อสารในทีม | ทีมงาน, ธุรกิจขนาดเล็กถึงกลางที่ต้องการระบบจัดการงานร่วมกัน |
| ที่ปรึกษาธุรกิจ | ให้คำแนะนำเชิงกลยุทธ์, วิเคราะห์ปัญหา, พัฒนาธุรกิจ, เพิ่มประสิทธิภาพองค์กร | เจ้าของธุรกิจ, ผู้บริหารที่ต้องการคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ |
สร้างทีมเวิร์คให้ปัง! แม้ทำงานแบบไฮบริดก็ไร้กังวล
การทำงานแบบไฮบริดที่บางวันเข้าออฟฟิศ บางวันทำงานจากที่บ้าน กลายเป็นวิถีชีวิตใหม่ที่หลายคนคุ้นเคยไปแล้วนะคะ แต่ความท้าทายที่มาพร้อมกับการทำงานรูปแบบนี้คือการรักษาสปิริตของทีมและการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพค่ะ ฉันเองก็เคยเจอปัญหาเรื่องการสื่อสารที่ผิดพลาด หรือการที่บางคนรู้สึกหลุดออกจากทีม เพราะไม่ได้เจอกันบ่อยๆ เหมือนเมื่อก่อน แต่พอได้ลองปรับวิธีการและใส่ใจในรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ กลับพบว่าทีมเวิร์คของเราแข็งแกร่งกว่าเดิมด้วยซ้ำค่ะ หัวใจสำคัญคือการสร้างความเข้าใจร่วมกัน และการเปิดช่องทางการสื่อสารให้หลากหลายและสะดวกสบายที่สุดเท่าที่จะทำได้ค่ะ การทำงานแบบนี้ไม่ได้แย่อย่างที่คิด ถ้าเรารู้จักปรับตัวและใช้ประโยชน์จากข้อดีของมันได้อย่างเต็มที่ค่ะ
การสื่อสารคือหัวใจ: โปร่งใสและเข้าถึงได้
ไม่ว่าจะทำงานที่ไหน การสื่อสารที่ชัดเจนและโปร่งใสเป็นสิ่งสำคัญที่สุดเลยค่ะ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการทำงานแบบไฮบริดที่ไม่ได้เจอกันทุกวัน ฉันแนะนำให้ใช้เครื่องมือสื่อสารที่หลากหลายและทุกคนเข้าถึงได้ง่าย เช่น Line กลุ่ม, Slack หรือ Microsoft Teams เพื่อให้ทุกคนสามารถอัปเดตสถานะงาน สอบถามปัญหา หรือแม้แต่พูดคุยเรื่องสัพเพเหระเล็กๆ น้อยๆ ได้ตลอดเวลา นอกจากนี้ การจัดประชุมออนไลน์แบบเห็นหน้ากันเป็นประจำก็ช่วยได้มากนะคะ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมสรุปงานประจำวัน หรือประชุมเพื่ออัปเดตโปรเจกต์ เพราะการได้เห็นหน้ากันช่วยให้เราเข้าใจอารมณ์และบริบทในการสื่อสารได้ดีกว่าการพิมพ์ข้อความอย่างเดียวค่ะ ลองกำหนดตารางการสื่อสารที่ชัดเจน เช่น ประชุมเช้าสั้นๆ 15 นาทีทุกวัน หรือประชุมใหญ่ประจำสัปดาห์ เพื่อให้ทุกคนได้มีโอกาสพูดคุยและแสดงความคิดเห็นค่ะ
การกำหนดเป้าหมายร่วมกัน: แรงจูงใจที่สำคัญที่สุด
ทีมที่แข็งแกร่งคือทีมที่รู้ว่ากำลังเดินไปในทิศทางเดียวกันและมีเป้าหมายร่วมกันค่ะ ในการทำงานแบบไฮบริด การกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและทุกคนมีส่วนร่วมในการวางแผนยิ่งสำคัญมากขึ้นไปอีกค่ะ ลองให้ทุกคนในทีมได้มีโอกาสออกความคิดเห็นในการตั้งเป้าหมาย หรือวางแผนกลยุทธ์ดูสิคะ มันจะช่วยสร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของและกระตุ้นให้ทุกคนอยากทำงานให้สำเร็จร่วมกันค่ะ นอกจากนี้ การแบ่งเป้าหมายใหญ่ๆ ออกเป็นเป้าหมายย่อยๆ ที่สามารถวัดผลได้ชัดเจน ก็จะช่วยให้ทีมมองเห็นความก้าวหน้าและมีกำลังใจในการทำงานต่อไปได้ง่ายขึ้นค่ะ เมื่อทีมรู้สึกว่าได้ร่วมสร้างและมีส่วนร่วมอย่างแท้จริง ไม่ว่าจะทำงานที่ไหน หรือต้องเจออุปสรรคอะไร ก็จะสามารถก้าวผ่านไปได้อย่างแน่นอนค่ะ
จัดลำดับความสำคัญยังไงไม่ให้หลงทาง: เทคนิคที่ใช้ได้จริง
หลายคนคงเคยรู้สึกว่ามีงานที่ต้องทำเต็มไปหมด แต่ไม่รู้จะเริ่มจากตรงไหนก่อนดีใช่ไหมคะ? ฉันเองก็เคยเป็นค่ะ! บางทีก็เผลอไปทำงานที่ ‘ง่าย’ หรือ ‘สนุก’ ก่อน ทั้งที่จริงๆ แล้วงานเหล่านั้นอาจจะไม่ใช่เรื่องด่วนหรือเรื่องสำคัญที่สุดเลยก็ได้ การจัดลำดับความสำคัญของงานเป็นทักษะที่สำคัญมากๆ ในโลกการทำงานยุคปัจจุบันค่ะ เพราะมันช่วยให้เราโฟกัสกับสิ่งที่สร้างผลลัพธ์ได้มากที่สุด และไม่เสียเวลาไปกับเรื่องที่ไม่จำเป็น การทำแบบนี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้งานสำเร็จตามเป้าหมาย แต่ยังช่วยลดความเครียดและความรู้สึกถูกครอบงำด้วยงานได้ด้วยค่ะ เพราะเรารู้ว่าอะไรคือสิ่งที่เราต้องทำก่อนเป็นอันดับแรกเสมอ
เมทริกซ์ไอเซนฮาวเวอร์: ตัดสินใจได้เป๊ะทุกงาน
เทคนิคที่ฉันใช้บ่อยและได้ผลดีเยี่ยมคือ ‘Eisenhower Matrix’ หรือ ‘เมทริกซ์ไอเซนฮาวเวอร์’ ค่ะ มันเป็นวิธีง่ายๆ ที่ช่วยให้เราแบ่งงานออกเป็น 4 ประเภทหลักๆ โดยใช้เกณฑ์ ‘ความสำคัญ’ (Important) และ ‘ความเร่งด่วน’ (Urgent) มาเป็นตัวตัดสินใจ คือ:
1.
สำคัญและเร่งด่วน (Do It Now): งานพวกนี้คือสิ่งที่ต้องทำทันที ห้ามผลัดวันประกันพรุ่งเด็ดขาดค่ะ เช่น แก้ไขปัญหาฉุกเฉิน หรือโปรเจกต์ที่มีเดดไลน์พรุ่งนี้
2.
สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน (Decide When to Do It/Schedule It): งานเหล่านี้คือหัวใจสำคัญในการเติบโตในระยะยาวของเราค่ะ เช่น การวางแผนกลยุทธ์ การพัฒนาทักษะ หรือการสร้างความสัมพันธ์ การวางแผนและจัดตารางเวลาให้งานเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญมากค่ะ
3.
ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน (Delegate It): งานที่ต้องทำตอนนี้แต่ไม่ได้สร้างคุณค่าให้เราโดยตรง เช่น ตอบอีเมลที่ไม่สำคัญมากนัก หรือประชุมที่ไม่เกี่ยวกับเราโดยตรง งานเหล่านี้ควรพยายามมอบหมายให้คนอื่นทำ หรือหาทางลดเวลาที่ใช้ไปกับมันค่ะ
4.
ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน (Delete It): งานพวกนี้คือสิ่งที่ควรตัดทิ้ง หรือลดเวลาที่ใช้ไปกับมันให้มากที่สุดค่ะ เช่น การไถโซเชียลมีเดียอย่างไร้จุดหมาย การดูทีวีที่ไม่จำเป็น การแยกแยะงานได้แบบนี้จะช่วยให้เรามีสมาธิและใช้เวลาไปกับสิ่งที่สำคัญจริงๆ ได้อย่างเต็มที่ค่ะ ลองใช้เทคนิคนี้ดูนะคะ แล้วคุณจะรู้สึกว่าควบคุมงานได้ดีขึ้นเยอะเลย!
กฎ 80/20: โฟกัสถูกจุด ชีวิตก็เปลี่ยน
อีกหนึ่งกฎที่ฉันชอบมากและใช้ในการทำงานคือ ‘กฎ 80/20’ หรือ ‘หลักปาเรโต’ ค่ะ หลักการง่ายๆ ก็คือ 80% ของผลลัพธ์ที่เราได้ มักจะมาจาก 20% ของความพยายามที่เราทำไปเสมอ ลองสังเกตดูนะคะว่างานส่วนใหญ่ที่เราทำจริงๆ แล้วมีแค่ 20% เท่านั้นแหละที่สร้างผลกระทบหรือผลลัพธ์ที่สำคัญที่สุดให้กับเราหรือองค์กรของเรา ฉันเองก็เคยคิดว่าต้องทำทุกอย่างให้สมบูรณ์แบบ แต่พอได้เข้าใจกฎ 80/20 นี้ ก็ทำให้ฉันเปลี่ยนวิธีคิดไปเลยค่ะ คือแทนที่จะพยายามทำให้ทุกอย่าง 100% ฉันจะพยายามหา 20% ของงานที่สำคัญที่สุด แล้วทุ่มเทพลังงานไปกับมันอย่างเต็มที่ค่ะ การทำแบบนี้ช่วยให้ฉันประหยัดเวลาและพลังงานไปได้เยอะมาก แถมยังได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าเดิมอีกด้วยค่ะ ลองมองหาสิคะว่าอะไรคือ 20% ของงานที่คุณทำอยู่ตอนนี้ ที่สร้างผลลัพธ์ได้มากที่สุด แล้วทุ่มเทให้กับมันดูนะคะ ชีวิตการทำงานของคุณจะเปลี่ยนไปในทางที่ดีขึ้นอย่างแน่นอน!
สัญญาณบอกว่าคุณต้องปรับปรุงการจัดการเวลาด่วน!
บางครั้งเราก็จมอยู่กับปัญหาจนมองไม่เห็นว่ากำลังเผชิญหน้ากับอะไรอยู่ใช่ไหมคะ? ฉันเองก็เคยเป็นค่ะ มีช่วงหนึ่งที่รู้สึกเหนื่อยล้า เบิร์นเอาท์ง่ายๆ แถมงานก็ไม่คืบหน้าเท่าที่ควร พอมานั่งย้อนคิดดูถึงได้รู้ว่านั่นเป็นเพราะฉันไม่ได้จัดการเวลาของตัวเองให้ดีพอเลยค่ะ การที่เราไม่สามารถจัดการตารางงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ได้ส่งผลแค่เรื่องงานอย่างเดียวนะคะ แต่มันยังส่งผลกระทบถึงชีวิตส่วนตัว สุขภาพกาย และสุขภาพจิตของเราด้วย วันนี้ฉันจะมาบอกสัญญาณเตือนภัยบางอย่างที่คุณควรรู้ไว้ เพื่อจะได้หันกลับมาใส่ใจกับการจัดการเวลาให้ดียิ่งขึ้นก่อนที่อะไรๆ จะแย่ไปกว่านี้นะคะ อย่าปล่อยให้เรื่องเล็กๆ กลายเป็นเรื่องใหญ่ค่ะ
งานค้างเป็นภูเขา: สัญญาณที่ชัดเจนที่สุด
สัญญาณแรกที่ชัดเจนที่สุดเลยก็คือ ‘งานค้างเป็นภูเขา’ ค่ะ เคยไหมคะที่เปิดคอมพิวเตอร์มาแล้วเห็นลิสต์งานยาวเป็นหางว่าว ไม่รู้จะเริ่มตรงไหนดี พยายามทำเท่าไหร่ก็เหมือนงานไม่ลดลงเลยสักนิด?
นั่นแหละค่ะคือสัญญาณว่าคุณกำลังมีปัญหาในการจัดการเวลาอย่างหนักแล้ว ถ้าคุณพบว่าตัวเองต้องทำงานล่วงเวลาบ่อยๆ แทบทุกวัน หรือต้องเอางานกลับไปทำที่บ้านในวันหยุด นั่นเป็นเพราะคุณไม่ได้จัดลำดับความสำคัญ หรือบริหารจัดการเวลาในการทำงานให้มีประสิทธิภาพพอค่ะ การที่งานค้างสะสมไปเรื่อยๆ จะทำให้คุณรู้สึกท้อแท้ หมดกำลังใจ และอาจจะถึงขั้นเบิร์นเอาท์ได้ง่ายๆ เลยนะคะ อย่ารอให้ถึงจุดนั้นเลยค่ะ ลองกลับมาทบทวนตารางงานและวิธีการทำงานของตัวเองดูใหม่นะคะ
ความเครียดสะสม: ผลพวงจากการจัดเวลาผิด
นอกจากงานจะค้างแล้ว อีกหนึ่งสัญญาณที่น่าเป็นห่วงก็คือ ‘ความเครียดสะสม’ ค่ะ การที่เราจัดการเวลาได้ไม่ดีพอ มักจะนำไปสู่ความรู้สึกกดดัน ความวิตกกังวล และความเครียดที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เพราะเรารู้สึกว่าเวลามีน้อย งานเยอะ ไม่รู้จะเสร็จทันไหม บางคนอาจจะเริ่มนอนไม่หลับ ไม่มีสมาธิในการทำงาน หรือแม้กระทั่งรู้สึกหงุดหงิดง่ายกว่าปกติ ลองสังเกตตัวเองดูนะคะว่ามีอาการเหล่านี้บ้างไหม ถ้ามี นั่นอาจจะเป็นผลพวงมาจากการจัดตารางงานที่ผิดพลาดค่ะ อย่าละเลยสัญญาณเตือนจากร่างกายและจิตใจของเรานะคะ เพราะสุขภาพที่ดีเป็นสิ่งสำคัญที่สุด ถ้าเราไม่มีสุขภาพที่ดีแล้ว เราจะเอาแรงที่ไหนไปทำงานให้สำเร็จได้ล่ะคะ ลองหันกลับมาจัดสมดุลชีวิตและการทำงานให้ดีขึ้น เพื่อลดความเครียดและเพิ่มความสุขให้กับตัวเองค่ะ
เพิ่ม Productivity แบบก้าวกระโดด: สูตรสำเร็จที่ไม่เคยบอกใคร
ใครๆ ก็อยากมี Productivity ที่ดีขึ้นใช่ไหมคะ? ฉันเองก็เป็นหนึ่งในนั้นค่ะ! เคยพยายามลองทำตามเทคนิคต่างๆ มาเยอะแยะมากมาย ทั้งตื่นเช้า ออกกำลังกาย กินอาหารสุขภาพ แต่บางทีมันก็ไม่ได้ผลเท่าที่ควร จนกระทั่งฉันได้เรียนรู้ว่าจริงๆ แล้ว การเพิ่ม Productivity ไม่ได้มีแค่การ ‘ทำงานให้หนักขึ้น’ อย่างเดียวนะคะ แต่มันคือการ ‘ทำงานให้ฉลาดขึ้น’ และ ‘ดูแลตัวเองให้ดีขึ้น’ ต่างหากค่ะ วันนี้ฉันจะมาเปิดเผยเคล็ดลับบางอย่างที่ฉันใช้เองและรู้สึกว่ามันช่วยให้ฉันสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างก้าวกระโดดแบบไม่น่าเชื่อเลยค่ะ เป็นสูตรสำเร็จที่หลายคนอาจจะมองข้ามไป ลองเอาไปปรับใช้ดูนะคะ
พักผ่อนให้เพียงพอ: พลังลับที่หลายคนมองข้าม
หลายคนอาจจะคิดว่าการทำงานให้เยอะที่สุดคือการเพิ่ม Productivity ใช่ไหมคะ? ฉันเคยคิดแบบนั้นมาก่อนค่ะ แต่กลายเป็นว่ายิ่งทำงานเยอะขึ้นเท่าไหร่ คุณภาพงานยิ่งลดลง แถมยังรู้สึกเหนื่อยล้าและหมดไฟได้ง่ายๆ เลยค่ะ สิ่งที่ช่วยให้ฉันเพิ่ม Productivity ได้อย่างแท้จริงคือ ‘การพักผ่อนให้เพียงพอ’ ค่ะ การนอนหลับที่มีคุณภาพอย่างน้อย 7-8 ชั่วโมงต่อคืน เป็นเหมือนการชาร์จแบตเตอรี่ให้สมองและร่างกายของเราค่ะ พอได้พักผ่อนเต็มที่ สมองก็จะปลอดโปร่ง มีสมาธิในการทำงานได้ดีขึ้น คิดอะไรก็แล่นไปหมด แถมยังช่วยลดความเครียดและเพิ่มความคิดสร้างสรรค์ได้อีกด้วยนะคะ อย่ามองข้ามการพักผ่อนเลยนะคะ มันไม่ใช่การเสียเวลา แต่เป็นการลงทุนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของคุณในระยะยาวค่ะ ลองจัดตารางนอนให้เป็นเวลาดูนะคะ แล้วคุณจะเห็นความแตกต่างอย่างชัดเจนเลยค่ะ
การเรียนรู้และพัฒนาตนเองอย่างต่อเนื่อง: ไม่หยุดนิ่งคือไม่ถอยหลัง
โลกธุรกิจเปลี่ยนแปลงเร็วมากค่ะ ถ้าเราหยุดเรียนรู้เมื่อไหร่ เราก็เท่ากับกำลังถอยหลังแล้วนะคะ สำหรับฉันแล้ว การเรียนรู้และพัฒนาตนเองอย่างต่อเนื่องคืออีกหนึ่งกุญแจสำคัญที่ช่วยให้ฉันเพิ่ม Productivity ได้อย่างยั่งยืนค่ะ ไม่ว่าจะเป็นการอ่านหนังสือ ฟังพอดแคสต์ เข้าคอร์สออนไลน์ หรือแม้แต่การแลกเปลี่ยนความรู้กับผู้เชี่ยวชาญในสายงานเดียวกัน การที่เรามีความรู้ใหม่ๆ อยู่เสมอ จะช่วยให้เราสามารถแก้ปัญหาได้ดีขึ้น มีมุมมองที่กว้างขึ้น และสามารถปรับตัวเข้ากับสถานการณ์ต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วค่ะ การลงทุนกับการเรียนรู้คือการลงทุนที่คุ้มค่าที่สุดค่ะ เพราะมันจะติดตัวเราไปตลอดชีวิต และช่วยให้เราก้าวทันโลกที่ไม่เคยหยุดนิ่งใบนี้ได้เสมอค่ะ อย่ากลัวที่จะเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ นะคะ มันอาจจะเปลี่ยนชีวิตการทำงานของคุณไปเลยก็ได้ค่ะ
글을มา치며
เป็นยังไงกันบ้างคะ หวังว่าทุกคนจะได้ไอเดียและแรงบันดาลใจดีๆ ในการจัดการตารางงานและบริหารธุรกิจให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นนะคะ ฉันเชื่อว่าไม่ว่าคุณจะอยู่ในบทบาทไหน การรู้จักบริหารจัดการเวลาและเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสม รวมถึงการเปิดใจรับคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ ล้วนเป็นกุญแจสำคัญที่จะช่วยให้คุณก้าวข้ามทุกความท้าทายไปได้อย่างแน่นอนค่ะ
จากประสบการณ์ตรงของฉันเอง การที่เราใส่ใจในรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ และกล้าที่จะปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานที่ไม่ตอบโจทย์ มันสร้างความแตกต่างได้อย่างมหาศาลเลยล่ะค่ะ ไม่ใช่แค่เรื่องงานที่ราบรื่นขึ้นเท่านั้น แต่ยังรวมถึงคุณภาพชีวิตที่ดีขึ้น มีเวลาให้กับตัวเองและคนที่เรารักมากขึ้นด้วยนะคะ
จำไว้นะคะว่าความสำเร็จไม่ได้มาจากการทำงานหนักอย่างเดียว แต่มาจากการทำงานอย่างชาญฉลาดและการดูแลตัวเองให้ดีที่สุดด้วยค่ะ ลองนำเทคนิคและคำแนะนำเหล่านี้ไปปรับใช้ในแบบของคุณดูนะคะ แล้วคุณจะพบว่าการจัดการตารางงานให้เวิร์คไม่ใช่เรื่องยากอย่างที่คิดเลยค่ะ ฉันเอาใจช่วยทุกคนนะคะ!
알아두면 쓸모 있는 정보
1. ลองใช้แอปพลิเคชันปฏิทินและ To-Do List ที่มีฟีเจอร์การแจ้งเตือนและการแชร์ร่วมกับผู้อื่นได้ เพื่อให้มั่นใจว่าคุณจะไม่พลาดนัดสำคัญหรือเดดไลน์ของงานต่างๆ และยังช่วยให้การทำงานร่วมกับทีมเป็นไปอย่างราบรื่น ลองใช้ Google Calendar, Microsoft Outlook Calendar หรือ Todoist เพื่อเริ่มต้นจัดระเบียบชีวิตการทำงานของคุณได้อย่างมืออาชีพมากขึ้นค่ะ การลงทุนเวลาเล็กน้อยในการเรียนรู้การใช้งานแอปเหล่านี้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาในระยะยาวได้อย่างไม่น่าเชื่อเลยทีเดียวค่ะ
2. เมื่อมองหาที่ปรึกษาธุรกิจ อย่าเพิ่งตัดสินใจจากค่าใช้จ่ายเพียงอย่างเดียวนะคะ สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาจากประสบการณ์และความเชี่ยวชาญของที่ปรึกษาในสายงานธุรกิจของคุณเป็นหลัก ลองขอตัวอย่างผลงานที่ผ่านมา หรือพูดคุยสอบถามถึงแนวทางในการทำงานก่อนตัดสินใจ เพื่อให้มั่นใจว่าจะได้ที่ปรึกษาที่เข้าใจธุรกิจและสามารถให้คำแนะนำที่ตรงจุดกับความต้องการของคุณจริงๆ ค่ะ การเลือกที่ปรึกษาที่เหมาะสมก็เหมือนกับการได้แผนที่นำทางสู่ความสำเร็จเลยนะคะ
3. เรียนรู้ที่จะปฏิเสธงานหรือกิจกรรมที่ไม่จำเป็นบ้างค่ะ การกล่าว “ไม่” อย่างสุภาพต่อสิ่งที่ไม่สำคัญหรือไม่สอดคล้องกับเป้าหมายหลักของคุณ จะช่วยให้คุณมีเวลาและพลังงานไปทุ่มเทให้กับงานที่สร้างผลกระทบได้มากที่สุด การพยายามทำทุกอย่างอาจทำให้คุณหมดไฟและประสิทธิภาพลดลง การกำหนดขอบเขตที่ชัดเจนทั้งในเรื่องงานและชีวิตส่วนตัวจะช่วยให้คุณสามารถรักษาสมดุลและโฟกัสกับสิ่งที่สำคัญจริงๆ ได้อย่างเต็มที่ค่ะ
4. ลงทุนกับการพัฒนาทักษะใหม่ๆ อยู่เสมอ โดยเฉพาะทักษะที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีและการจัดการข้อมูล เพราะโลกธุรกิจเปลี่ยนแปลงรวดเร็วมาก การที่เรามีความรู้และทักษะที่ทันสมัย จะช่วยให้เราสามารถปรับตัวและสร้างโอกาสใหม่ๆ ให้กับธุรกิจได้อยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็นการเข้าคอร์สออนไลน์ การอ่านหนังสือ หรือการเข้าร่วมสัมมนา จะช่วยให้คุณไม่ตกยุคและมีศักยภาพในการแข่งขันที่สูงขึ้นค่ะ ความรู้คือพลังที่ไม่มีวันหมดนะคะ
5. อย่าลืมจัดสรรเวลาสำหรับการพักผ่อนและการดูแลสุขภาพกายใจของตัวเองด้วยนะคะ เพราะร่างกายที่แข็งแรงและจิตใจที่สดใสคือพื้นฐานสำคัญของการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุด การนอนหลับให้เพียงพอ การออกกำลังกายสม่ำเสมอ และการหาเวลาทำกิจกรรมที่ผ่อนคลายความเครียด เช่น การนั่งสมาธิ การอ่านหนังสือ หรือการใช้เวลากับครอบครัว จะช่วยให้คุณมีพลังงานและแรงบันดาลใจในการทำงานได้อย่างต่อเนื่องค่ะ
สำคัญที่สุดคือ
การจัดการตารางงานให้มีประสิทธิภาพไม่ใช่แค่เรื่องของการจัดเรียงงานให้เสร็จ แต่คือการสร้างสมดุลในชีวิตและช่วยให้เราสามารถโฟกัสกับเป้าหมายที่แท้จริงได้ ซึ่งในยุคที่ทุกอย่างหมุนเร็วเช่นนี้ การมีระบบที่ดีจึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งเลยค่ะ
สิ่งที่สำคัญอันดับแรกคือการรู้จักเวลาของตัวเองอย่างถ่องแท้ผ่านการวิเคราะห์ และนำเทคนิคการบล็อกเวลา (Time Blocking) มาใช้เพื่อกำหนดขอบเขตการทำงานที่ชัดเจน จะช่วยให้คุณมีสมาธิและทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าเดิมเยอะเลยค่ะ
นอกจากนี้ การไม่ลังเลที่จะมองหาผู้ช่วยอย่างที่ปรึกษาธุรกิจก็เป็นทางเลือกที่ชาญฉลาดมากค่ะ เพราะเขาจะนำประสบการณ์และมุมมองที่เป็นกลางมาช่วยวิเคราะห์ปัญหา วางแผนกลยุทธ์ และแนะนำเครื่องมือที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ ทำให้การเติบโตของธุรกิจเป็นไปอย่างก้าวกระโดดและลดความผิดพลาดได้มากทีเดียว
อีกหนึ่งหัวใจสำคัญคือการนำเครื่องมือเทคโนโลยีเข้ามาช่วย ไม่ว่าจะเป็นแอปพลิเคชันจัดตารางงานส่วนตัว หรือระบบบริหารจัดการโปรเจกต์สำหรับทีม สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้งานของคุณเป็นระบบ ตรวจสอบได้ และลดเวลาในการตามงานที่ไม่จำเป็นไปได้เยอะมากๆ ค่ะ
สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด การจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างถูกต้องโดยใช้หลักการอย่าง Eisenhower Matrix หรือกฎ 80/20 จะช่วยให้คุณโฟกัสกับงานที่สร้างผลลัพธ์สูงสุด และไม่จมอยู่กับงานที่ไม่สำคัญ ควบคู่ไปกับการดูแลสุขภาพกายใจให้ดีอยู่เสมอ ทั้งการพักผ่อนให้เพียงพอและการเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ เพื่อให้คุณสามารถทำงานได้อย่างยั่งยืนและมีความสุขค่ะ จำไว้ว่าการลงทุนกับตัวเองและการสร้างระบบที่ดีคือการลงทุนที่คุ้มค่าที่สุดค่ะ
คำถามที่พบบ่อย (FAQ) 📖
ถาม: ทำไมการจัดการตารางงานถึงมีความสำคัญเป็นพิเศษสำหรับธุรกิจในประเทศไทยยุคปัจจุบัน?
ตอบ: โอ้โห! คำถามนี้โดนใจฉันมากๆ เลยค่ะ คืออย่างที่ทุกคนรู้กันว่าตอนนี้ทุกอย่างมันเร็วไปหมด ไม่ว่าจะเป็นเทคโนโลยี คู่แข่ง หรือแม้กระทั่งพฤติกรรมลูกค้าที่เปลี่ยนไปอย่างรวดเร็วมากๆ โดยเฉพาะในบ้านเราที่ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง (SME) มีบทบาทสำคัญสุดๆ การจัดการตารางงานที่ดีไม่ใช่แค่เรื่องของประสิทธิภาพส่วนบุคคล แต่มันส่งผลถึงภาพรวมของธุรกิจเลยนะคะ ถ้าเราไม่สามารถจัดสรรเวลาได้ดี งานก็จะสะดุด ลูกค้าก็อาจจะไม่ประทับใจ แถมคนทำงานเองก็จะ Burnout ง่ายๆ เพราะต้องแบกรับภาระมากเกินไป ยิ่งในยุคที่เราคุยกันเรื่อง Work-Life Balance กันเยอะขึ้น การมีตารางงานที่เป็นระบบจะช่วยให้เราสามารถแบ่งเวลาส่วนตัวและเวลางานได้ชัดเจนขึ้น ทำให้คุณภาพชีวิตดีขึ้นด้วยค่ะ ซึ่งสุดท้ายแล้วก็จะส่งผลดีต่อผลผลิตและผลกำไรของธุรกิจในระยะยาวแน่นอน
ถาม: ที่ปรึกษาด้านการจัดการธุรกิจจะเข้ามาช่วยเราในเรื่องการจัดตารางงานและเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างไรบ้างคะ?
ตอบ: จากประสบการณ์ตรงของฉันเลยนะคะ การมีที่ปรึกษาดีๆ เปรียบเสมือนมีโค้ชส่วนตัวที่ช่วยมองเห็นจุดบอดที่เรามองข้ามไปค่ะ เขาไม่ได้แค่มาบอกว่าต้องทำอะไรนะ แต่เขาจะเข้ามาวิเคราะห์ภาพรวมของธุรกิจคุณอย่างละเอียด ตั้งแต่กระบวนการทำงานปัจจุบัน การจัดสรรทรัพยากร ไปจนถึงวัฒนธรรมองค์กรเลยทีเดียว หลังจากนั้นเขาจะช่วยออกแบบและนำเสนอโซลูชันที่เหมาะสมกับธุรกิจคุณโดยเฉพาะ อาจจะเป็นการแนะนำเครื่องมือใหม่ๆ ที่คนไทยนิยมใช้กัน เช่น แอปพลิเคชันช่วยบริหารจัดการโปรเจกต์ หรือแม้กระทั่งการปรับเปลี่ยนโครงสร้างทีมให้ทำงานได้คล่องตัวขึ้น ที่ปรึกษาจะช่วยวางแผนการทำงาน กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน และที่สำคัญคือเขามีประสบการณ์จากหลายธุรกิจ ทำให้เขามี “Best Practice” ที่นำมาปรับใช้กับเราได้ ที่สำคัญคือเขาจะช่วยฝึกอบรมทีมงานให้ใช้เครื่องมือและระบบใหม่ๆ ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ แถมยังคอยติดตามผลและปรับปรุงแผนให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนไปอีกด้วย พูดง่ายๆ คือเขาจะช่วยปูทางให้เราเดินไปข้างหน้าได้อย่างมั่นคงและมีทิศทางค่ะ
ถาม: สำหรับคนไทยทั่วไปที่อยากเริ่มจัดการตารางงานของตัวเองให้ดีขึ้น มีเคล็ดลับง่ายๆ อะไรบ้างที่สามารถทำได้ทันทีเลยคะ?
ตอบ: แน่นอนค่ะ! ไม่ต้องรอผู้เชี่ยวชาญเสมอไปนะคะ เราสามารถเริ่มจากจุดเล็กๆ ใกล้ตัวเราได้เลยค่ะ สิ่งแรกที่ฉันอยากแนะนำคือ “การจัดลำดับความสำคัญ” ค่ะ ลองลิสต์งานทั้งหมดที่ต้องทำ แล้วแบ่งเป็นงานด่วน-สำคัญ, ด่วน-ไม่สำคัญ, ไม่ด่วน-สำคัญ และไม่ด่วน-ไม่สำคัญ แค่นี้ก็จะเห็นภาพแล้วว่าอะไรควรทำก่อนหลัง อีกอย่างคือ “เทคนิค Time Blocking” ค่ะ ลองจัดสรรเวลาในแต่ละวันเป็นช่วงๆ เช่น ช่วงเช้า 2 ชั่วโมงสำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิสูง ช่วงบ่ายสำหรับประชุมหรือตอบอีเมล วิธีนี้ช่วยให้เราโฟกัสกับงานแต่ละชิ้นได้เต็มที่และลดการวอกแวกได้เยอะเลยค่ะ นอกจากนี้ อย่าลืมที่จะ “เรียนรู้ที่จะปฏิเสธ” งานที่ไม่จำเป็นหรือนอกเหนือขอบเขตความรับผิดชอบของเรานะคะ และสุดท้ายที่สำคัญไม่แพ้กันคือ “การพักผ่อน” ค่ะ การพักสั้นๆ ระหว่างวัน หรือการหยุดพักผ่อนให้เพียงพอ จะช่วยให้สมองเราแล่นและมีพลังงานกลับมาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลองเอาเคล็ดลับเหล่านี้ไปปรับใช้ดูนะคะ รับรองว่าเห็นผลแน่นอน!
